Capitolo 12 Client, groupware & CLI Admin: #pUsers

Configurare Outlook per Windows: posta tramite IMAP, calendario & contatti tramite CalDav Synchronizer

Microsoft Outlook per Windows si connette a nextxch tramite IMAP (in entrata) e SMTP (in uscita). Questo vale per Outlook classico (Microsoft 365 Apps, da Outlook 2016 a 2024) e per il nuovo Outlook per Windows. In Outlook classico, il componente aggiuntivo gratuito e open source CalDav Synchronizer sincronizza inoltre calendari, contatti e attività tramite CalDAV e CardDAV. Questa pagina riporta le impostazioni esatte del server e spiega in modo semplice perché il tipo di account "Exchange" non funziona in Outlook per Windows.

Suggerimento operativo & nota sull'architettura

Il nome utente è sempre l'indirizzo e-mail completo. Se per l'account è attivo l'accesso a due fattori (2FA), IMAP, SMTP e CalDAV/CardDAV rifiutano la password normale: in Webmail aprire Impostazioni -> 2FA, passkey & password -> Password per dispositivi & app, creare una password per app dedicata a Outlook e inserirla ovunque Outlook o CalDav Synchronizer richiedano una password. Quando un laptop viene dismesso, si revoca solo quella password per app.

Impostazioni del server per Outlook (classico e nuovo Outlook)

Il nome host è il nome del server della propria installazione nextxch, ad esempio mail.company.com. Per le caselle di posta ospitate su mail.nextxch.com, inserire mail.nextxch.com.

Riferimento / configurazione

Account type:           IMAP   (not "Exchange", not "Exchange 2013 or earlier")
Email address:          anna.weber@company.com
User name:              anna.weber@company.com   (always the full address)
Password:               account password, App Password if 2FA is enabled

Incoming (IMAP):        mail.company.com   Port 993   Encryption: SSL/TLS
Outgoing (SMTP):        mail.company.com   Port 465   Encryption: SSL/TLS
  or alternatively:     mail.company.com   Port 587   Encryption: STARTTLS
SMTP authentication:    required, same credentials as incoming
Secure Password Authentication (SPA): off

Hosted mailboxes:       mail.nextxch.com instead of mail.company.com

1. Outlook classico: configurare un account IMAP

Se autodiscover.<your-domain> punta al server, Outlook propone spesso da solo le impostazioni IMAP, perché nextxch risponde ad Autodiscover con le impostazioni IMAP e SMTP. Altrimenti configurare l'account manualmente in pochi passaggi.

Riferimento / configurazione

1. File -> Add Account -> enter the email address
2. Expand "Advanced options" -> "Let me set up my account manually" -> Connect
3. Choose account type "IMAP"
4. Incoming mail:  server mail.company.com · port 993 · encryption SSL/TLS
   Outgoing mail:  server mail.company.com · port 465 · encryption SSL/TLS
                   (or port 587 · encryption STARTTLS)
   Do NOT enable "Require logon using Secure Password Authentication (SPA)"
5. Enter the password or App Password -> Connect -> Done

Change later: File -> Account Settings -> Account Settings -> select account -> Repair / Change

2. Nuovo Outlook per Windows: aggiungere un account IMAP

Importante per la sovranità dei dati: secondo Microsoft, il nuovo Outlook sincronizza gli account di altri provider tramite il Microsoft Cloud. Le credenziali e una copia del contenuto della casella di posta vengono elaborate su server Microsoft. Per evitarlo, utilizzare Outlook classico, Thunderbird o la Webmail di nextxch.

Riferimento / configurazione

1. Settings (gear) -> Accounts -> Email accounts -> Add account
2. Enter the email address -> Continue
3. Choose "IMAP" as the provider and show the advanced settings
4. IMAP incoming server:  mail.company.com · port 993 · SSL/TLS
   SMTP outgoing server:  mail.company.com · port 465 · SSL/TLS (or 587 · STARTTLS)
   User name:             full email address (for IMAP and SMTP)
   Password:              account password or App Password (with 2FA)
5. Continue -> confirm sync with the Microsoft Cloud -> Done

Calendar and contacts: not available for IMAP accounts in the new Outlook

3. Calendario, contatti & attività in Outlook classico con CalDav Synchronizer

CalDav Synchronizer è un add-in open source gratuito (AGPL) per Outlook classico per Windows, disponibile su caldavsynchronizer.org. È un progetto indipendente; nextxch non è affiliato a esso. Creare un profilo di sincronizzazione ciascuno per calendario, contatti e attività.

Riferimento / configurazione

1. Install CalDav Synchronizer and restart Outlook
2. Ribbon "CalDav Synchronizer" -> "Synchronization Profiles" -> "+" (add profile)
3. Choose profile type "Generic CalDAV/CardDAV"
4. Select the Outlook folder, e.g. "Calendar (This computer only)" of the IMAP account
   or a new, empty folder
5. Enter the DAV URL:
     Calendar:  https://mail.company.com/dav/calendars/anna.weber@company.com/default/
     Contacts:  https://mail.company.com/dav/addressbooks/anna.weber@company.com/default/
     Tasks:     https://mail.company.com/dav/calendars/anna.weber@company.com/tasks/
   Discovery: https://mail.company.com/.well-known/caldav
              https://mail.company.com/.well-known/carddav
6. Username:      anna.weber@company.com
   Password:      account password or App Password (with 2FA)
   Email address: anna.weber@company.com
7. "Test or discover settings" -> confirm connection and resource
8. Synchronization mode: "Outlook <-> Server (Two-Way)" · interval e.g. 5 minutes
9. Save with OK; repeat steps 2 to 8 for contacts and tasks

4. Outlook per Windows come account Exchange (MAPI over HTTP)

Outlook per Windows collega gli account di tipo Exchange tramite MAPI over HTTP. nextxch lo supporta dalla versione 1.4: Outlook configura l'account tramite Autodiscover e sincronizza posta, calendario, contatti, attività e rubrica senza add-in. Apple Mail, Calendario e Contatti e Outlook per Mac usano EWS. Il nuovo Outlook per Windows collega gli account Exchange solo tramite i servizi Microsoft; lì resta IMAP.

Riferimento / configurazione

Client                              Mail                    Calendar, contacts & tasks
----------------------------------  ----------------------  ---------------------------------------
Outlook for Windows (classic)       Exchange (MAPI/HTTP)    Exchange (MAPI/HTTP)
Outlook for Windows (new)           IMAP + SMTP             not available, use Webmail
Outlook for iOS and Android         Exchange ActiveSync     Exchange ActiveSync
iPhone and iPad                     ActiveSync or IMAP      ActiveSync or CalDAV/CardDAV
Android (Gmail, Samsung, DAVx5)     ActiveSync or IMAP      ActiveSync or CalDAV/CardDAV (DAVx5)
macOS (Mail, Calendar, Contacts)    Exchange (EWS) or IMAP  Exchange (EWS) or CalDAV/CardDAV
Thunderbird (Windows/macOS/Linux)   IMAP + SMTP             CalDAV/CardDAV (built in)
Browser                             Webmail /mail/          Webmail /mail/

"Exchange" account type in Outlook for Windows: supported (MAPI over HTTP, setup via Autodiscover)
iPhone, iPad and macOS: setup profile via QR code or link, see chapter 10

Impostazioni, valori predefiniti e best practice

Impostazione / posizione	Descrizione	Valore predefinito	Best practice per la produzione
`Posteingang: IMAP, Port 993, SSL/TLS`	Posta, cartelle e stato di lettura tramite IMAPS con TLS dal primo byte. Le cartelle speciali (Posta inviata, Bozze, Cestino, Spam) vengono annunciate dal server tramite IMAP SPECIAL-USE.	`993 · SSL/TLS`	Usare la porta 993 con SSL/TLS. La porta 143 con STARTTLS è solo un fallback facoltativo e deve essere aperta separatamente nel firewall.
`Postausgang: SMTP, Port 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS)`	Invio per utenti autenticati. La porta 465 crittografa subito (TLS implicito); la porta 587 inizia in chiaro e passa a TLS tramite STARTTLS prima dell'autenticazione.	`465 · SSL/TLS`	In Outlook attivi "Il server della posta in uscita richiede l'autenticazione" e utilizzi le stesse credenziali della posta in arrivo. La porta 25 serve solo al recapito da server a server.
`Benutzername & App-Passwort (2FA)`	Tutti i protocolli client accedono con l'indirizzo e-mail completo. Con la 2FA attiva, la password normale viene rifiutata per IMAP, SMTP e DAV.	`E-Mail-Adresse`	Creare una password per app separata per ogni dispositivo e programma (Webmail -> Impostazioni -> 2FA, passkey & password), in modo da poter revocare singoli accessi in modo mirato.
`CalDAV-Kalender: /dav/calendars/<adresse>/default/`	Calendario predefinito della casella di posta per CalDav Synchronizer e altri client CalDAV (VEVENT, inclusi inviti e serie ricorrenti).	`https://<host>/dav/calendars/<adresse>/default/`	Verificare con il pulsante "Test or discover settings" in CalDav Synchronizer; in alternativa, https://<host>/.well-known/caldav è sufficiente come punto di partenza per il rilevamento.
`CardDAV-Kontakte: /dav/addressbooks/<adresse>/default/`	Rubrica predefinita della casella di posta (vCard 3.0/4.0) per CalDav Synchronizer, Thunderbird, macOS e DAVx5.	`https://<host>/dav/addressbooks/<adresse>/default/`	Per la sincronizzazione utilizzare una cartella contatti di Outlook dedicata, in modo che i contatti locali di altri account non vengano mescolati. Discovery: https://<host>/.well-known/carddav.
`CalDAV-Aufgaben: /dav/calendars/<adresse>/tasks/`	Elenco attività (VTODO) della casella di posta, le stesse attività presenti in Webmail e sul telefono.	`https://<host>/dav/calendars/<adresse>/tasks/`	Creare un terzo profilo in CalDav Synchronizer e selezionare la cartella attività di Outlook.
`Neues Outlook für Windows`	Supporta nextxch solo come account IMAP per la posta. CalDAV, CardDAV e i componenti aggiuntivi COM come CalDav Synchronizer non sono disponibili nel nuovo Outlook.	`IMAP · nur E-Mail`	Se servono calendari e contatti in Outlook, utilizzi Outlook classico con CalDav Synchronizer o la Webmail di nextxch (/mail/).
`Kontotyp "Exchange" in Outlook für Windows`	Outlook per Windows (classico, Microsoft 365, dalla 2016 alla 2024) collega gli account di tipo Exchange tramite MAPI over HTTP. nextxch lo supporta: posta, calendario, contatti, attività, rubrica e invio funzionano senza add-in. Il nuovo Outlook collega gli account Exchange solo tramite i servizi Microsoft.	`Unterstützt (MAPI over HTTP)`	Aggiungere l'account con il proprio indirizzo e-mail; Outlook trova le impostazioni tramite Autodiscover. autodiscover.<proprio-dominio> deve puntare al server e MAPI deve essere attivato per il dominio.